Como fazer a escritura de um imóvel, do contrato ao registro na matrícula

Saber como fazer a escritura de um imóvel evita a maior parte dos problemas, porque o processo tem ordem definida e quase todo transtorno nasce de pular uma etapa. Fazer a escritura de um imóvel é o que transfere a propriedade de verdade, e sem o registro seguinte o comprador ainda não é dono aos olhos da lei.

Antes de começar, uma orientação que economiza tempo e dinheiro: peça a matrícula atualizada do imóvel logo no início. É nela que aparecem penhoras, hipotecas, usufrutos e qualquer restrição capaz de inviabilizar o negócio.

Etapa 1: conferir a matrícula

A matrícula é a certidão de nascimento do imóvel, emitida pelo Cartório de Registro de Imóveis da circunscrição onde ele está. Nela constam o histórico de proprietários, a descrição do bem e os ônus registrados.

Se o imóvel for rural, o tabelião também vai pedir o certificado do INCRA, e o guia de segunda via do CCIR mostra como emitir em minutos.

Confira se quem está vendendo é quem consta como proprietário, se a descrição corresponde ao imóvel real e se há alguma restrição. Divergência entre a matrícula e a realidade é o que mais atrasa o processo, e é melhor descobrir isso antes de assinar contrato ou pagar sinal.

Etapa 2: reunir as certidões

• Documentos pessoais de compradores e vendedores, com estado civil comprovado.
• Certidão de casamento atualizada, quando for o caso, porque o regime de bens influencia quem precisa assinar.
• Certidões negativas em nome dos vendedores, conforme exigência do cartório.
• Certidão de ônus reais do imóvel, atualizada.
• Comprovante de quitação de tributos do imóvel, conforme a exigência local.

O cartório indica a lista exata, que varia. Vale pedir essa relação por escrito na primeira visita, para não fazer o caminho duas vezes.

Etapa 3: recolher o ITBI

O imposto municipal de transmissão costuma ser exigido antes da lavratura. A prefeitura calcula com base na alíquota local e na base de cálculo adotada, e emite a guia. Sem o comprovante, o tabelionato normalmente não lavra a escritura.

Os detalhes dessa e das demais cobranças estão em as três cobranças que incidem sobre a transferência.

Etapa 4: lavrar a escritura no tabelionato

Com tudo reunido, as partes comparecem ao tabelionato de notas, onde a escritura pública é lavrada e assinada. Não é obrigatório usar o cartório do bairro nem o mais próximo do imóvel: para a lavratura da escritura, há liberdade de escolha do tabelionato.

Quem não puder comparecer pode ser representado, mas com atenção à forma do instrumento, ponto tratado em o que uma procuração precisa conter e por quanto tempo vale.

Etapa 5: registrar, que é o que transfere

Esta é a etapa que não pode ser adiada. A escritura assinada precisa ser levada ao Cartório de Registro de Imóveis onde o imóvel está matriculado. Diferentemente da escritura, o registro não tem liberdade de escolha: é sempre o cartório da circunscrição do imóvel.

Só depois do registro a propriedade se transfere. Antes disso, apesar de todo o dinheiro pago e de todas as assinaturas, o imóvel ainda consta em nome do vendedor perante o sistema registral, com todos os riscos que isso implica.

Situações que exigem passos extras

1. Imóvel financiado, em que o contrato do financiamento pode substituir a escritura e é levado a registro com a alienação fiduciária.
2. Imóvel vindo de herança, que exige inventário concluído antes, conforme o procedimento de partilha em cartório.
3. Construção não averbada, que precisa ser regularizada para a matrícula refletir o imóvel real.
4. Imóvel rural, com exigências adicionais de cadastro e georreferenciamento.
5. Vendedor em processo de separação, situação que depende do desfecho tratado em o tempo de tramitação de um divórcio.

Erros que custam caro

Pagar sinal antes de ver a matrícula; aceitar contrato de gaveta como se fosse transferência; deixar o registro para depois; e não conferir o estado civil e o regime de bens dos vendedores. Os quatro aparecem com frequência e os quatro têm o mesmo remédio, que é verificar antes de pagar.

Quem herdou o imóvel encontra o efeito do valor sobre a conta em o exemplo de partilha com imóvel de valor definido, e a contratação do profissional em como funcionam os honorários nesse tipo de caso.

Imóvel financiado ou comprado na planta

Nem toda compra passa por escritura pública em tabelionato. Duas situações muito comuns seguem caminho próprio.

No financiamento habitacional, o contrato firmado com a instituição financeira costuma ter, por previsão legal, força de escritura pública, e é ele que vai a registro, acompanhado da garantia sobre o imóvel. O comprador continua precisando levar o documento ao registro de imóveis.

Na compra na planta, o que existe inicialmente é um contrato com a incorporadora. A escritura ou o instrumento equivalente vem depois da conclusão da obra e da individualização das unidades na matrícula. Vale acompanhar esse desdobramento, porque o registro da unidade em nome do comprador é o que fecha o negócio.

Texto informativo, que não substitui a orientação de advogado e as exigências do cartório competente.

Os documentos que o cartório vai pedir

Reunir antes encurta o processo pela metade. A lista costuma incluir:

• Do imóvel: matrícula atualizada, certidão negativa de ônus, certidão de quitação de IPTU e, em condomínio, declaração de quitação das taxas.
• Do vendedor: documento de identificação, comprovante de estado civil e certidões pessoais exigidas pelo cartório.
• Do comprador: documento de identificação e comprovante de estado civil.
• Do negócio: comprovante de pagamento do imposto de transmissão.

Certidão tem prazo de validade. Tirar tudo com semanas de antecedência e deixar o negócio parado é o erro que obriga a repetir o gasto.

Escritura não é registro

Vale repetir, porque é a confusão mais cara do processo. A escritura é lavrada no cartório de notas e formaliza o acordo. O registro é feito no cartório de registro de imóveis e é o que efetivamente transfere a propriedade.

Quem faz a escritura de um imóvel e não registra continua sem ser dono no papel: o imóvel segue em nome do vendedor na matrícula, com todos os riscos que isso traz, de penhora por dívida dele a discussão em inventário futuro.

Quando o imóvel tem pendência

Matrícula com ônus, imóvel em inventário, construção sem averbação e dívida de condomínio travam a escritura. Nenhum desses casos é impeditivo definitivo, mas todos exigem resolução antes, e é por isso que a matrícula atualizada deve ser o primeiro documento a ser pedido, e não o último.

Prazo entre uma etapa e outra

Depois de pago o imposto, a lavratura costuma ser rápida, desde que a documentação esteja completa e todos possam comparecer. O registro na matrícula é o passo seguinte e não deve ser adiado: certidões vencem, e o intervalo entre escritura e registro é a janela em que problemas do vendedor podem atingir o imóvel.

Marque as três etapas em sequência, com data prevista, e não trate o registro como uma providência para depois.

Perguntas frequentes sobre fazer a escritura

Posso escolher qualquer cartório?

Para lavrar a escritura, sim, há liberdade de escolha do tabelionato. Para registrar, não: é o cartório da circunscrição do imóvel.

O que devo verificar primeiro?

A matrícula atualizada, onde aparecem o proprietário, a descrição do imóvel e eventuais ônus.

Quando pago o ITBI?

Normalmente antes da lavratura. Sem o comprovante, o tabelionato costuma não lavrar a escritura.

Contrato de gaveta transfere o imóvel?

Não. Sem escritura e registro, a transferência não se completa perante o sistema registral.

Preciso ir pessoalmente?

Não necessariamente, desde que a representação seja feita por procuração com a forma e os poderes adequados.

Quanto tempo leva o registro?

Varia por cartório e pela regularidade da documentação. Pendências na matrícula são o que mais atrasa.